Fordele ved at lave en kravspecifikation før I køber software

Er du en af dem, der skal ud og købe ny software til din virksomhed, står du garanteret med en masse spørgsmål. Et af dem er sikkert "Hvad skal det koste?" for ligesom med alt andet, er prisen ofte en afgørende faktor. 

Her kan det være en god ide at tage et kig på cloud-tjenester - eller onlineservices, som blot er et af de navne, konceptet dækker over idag. 

Lav en kravspecifikation

Først og fremmest er det simpelthen nødvendigt at lave en kravspecifikation, hvor I lister de enkelte krav og formål til det system I skal bruge. Altså, med andre ord: Hvad skal det kunne? Selvfølgelig er der forskel på detaljegraden afhængigt af, hvor man befinder sig i sin købsproces, men man bør have klarhed over minimumskravene - fx antal brugere, hvornår og hvordan det skal bruges og hvilke funktioner skal I have dækket?

Derudover skal I gøre jer klart, hvad det overordnede mål er med at implementere et nyt system og hvilke processer det skal understøtte. Her er det vigtigt at inddrage vigtige interessenter i form af brugerne, herunder projektledere, almindelige brugere og mellemledere. Hvad er "need to have"? Ellers bliver det svært at finde det rigtige system. Akkurat som med bilkøb, huskøb eller anden stor eller større investering, som ikke foretages hvert år, er man nødt til at have en kravliste med prioriterede ønsker før et match kan finde sted. For ligesom man så meget andet, er man nødt til at gå på kompromis med sine ønsker, hvis man skal bruge et standardprodukt.  

Lad leverandøren tilpasse sig behovet

Når I har lavet en kravspecifikation, ved leverandøren også præcis hvilke behov han kan opfylde - og hvilke han ikke kan. Her er der ikke nogen der siger, at en kravspecifikation skal fylde 30 sider - det kan være dybt individuelt. Derudover kan det at aflevere noget skriftligt materiale også sikre, at man får skriftligt materiale tilbage fra leverandøren - så man senere har et godt udgangspunkt for sammenligning af udbydere og ståsted for eventuel videre dialog.

Baggrund

TimeLog er en dansk it-virksomhed, der producerer software til tidsregistrering, ressourcestyring og projektstyring. TimeLogs software kan købes som et online-abbonnement, der betales for pr. bruger. 

Tags: forretningssystemer, tidsregistreringssoftware, software

Referer denne artikel:

APA style: AnetteB (22 Jul 2013). Fordele ved at lave en kravspecifikation før I køber software fra Samling af fag-artikler. Fundet 21 Sep 2017, på http://www.fag-artikler.dk/artikel/fordele-ved-at-lave-en-kravspecifikation-foer-i-koeber-software-780/

Harvard style: AnetteB (2013) Fordele ved at lave en kravspecifikation før I køber software [online] Tilgængelig via: http://www.fag-artikler.dk/artikel/fordele-ved-at-lave-en-kravspecifikation-foer-i-koeber-software-780/ Accessed 21 Sep 2017

MLA style: AnetteB. "Fordele ved at lave en kravspecifikation før I køber software" Samling af fag-artikler 22 Jul 2013. far-artikler.dk. 21 Sep 2017. < http://www.fag-artikler.dk/artikel/fordele-ved-at-lave-en-kravspecifikation-foer-i-koeber-software-780/>